Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
• Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung, inkl. Rechnungskontrolle, der Steuerbescheinigung „Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG und Belegprüfung mit dem Beirat
• Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge inkl. der monatlichen Sollstellung des Hausgelds und Durchführung des Mahnwesens bei Zahlungsverzug
• Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeitskontrolle und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
• Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
• Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
• Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
• Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft
• Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten der WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, etc., einschließlich der Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben. Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc. (ggf. unter Mitwirkung eines Steuerberaters)
• Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Technische Aufgaben

• Überwachung des Objektes durch regelmäßige protokollierte Begehungen
• Jährliche Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
• Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung der Gewährleistungsansprüche
• Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Heizungsanlagen, Rauchmeldeanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
• Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
• Schadensmeldung gegenüber der Versicherung und ggf. dem Verursacher
• Schadensregulierung und Abrechnung mit der Versicherun
• Einweisung von Handwerkern und Hausmeister
• Beauftragen von Sachverständigen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft oder in Abstimmung mit dem Beirat der Liegenschaft

Rechtliche Aufgaben

• Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
• Beachtung aller rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung und Baumschutzsatzung)
• Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
• Abschluss, Prüfung und Optimierung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge und Energieversorgungsverträge)
•  Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei Zahlungsrückstand
•  Mitwirkung bei Gerichtsterminen wie beispielsweise Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
•  Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
•  Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
•  Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

•  Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
• Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Erstellung der Tagesordnung in Abstimmung mit dem Beirat
•  Erstellung der Sitzungsprotokolle inkl. Versand an die Eigentümer
  
• Führung der Beschlusssammlungen
• Aufstellung und Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
• Beschwerdemanagement
• Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen

Zusatzvergütungen fallen bei folgenden Leistungen an:

• Zustimmungserklärung bei Wohnungsverkäufen (falls erforderlich)
• Organisation und Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen  
•  Aufwandsentschädigungen für die Anfertigung und den Versand von Belegen an einzelne Eigentümer
•  Nachträgliche Erstellung von Jahresabrechnungen bei abgelaufenen Wirtschaftsjahren
•  Begleitung und Überwachung von aufwendigen Instandhaltungs-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen ab einem Auftragsvolumen von € 15.000,00
• Individuelles je nach Vereinbarung