Leistungsumfang WEG Verwaltung
Kaufmännische Aufgaben
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Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
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Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung, inkl. Rechnungskontrolle, der Steuerbescheinigung 'Haushaltsnahe Dienstleistungen' nach § 35a EStG und
Belegprüfung mit dem Beirat
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Buchführung und Prüfung alle Geldein- und ausgänge inkl. der monatlichen Sollstellung des Hausgeldes und Durchführung des Mahnwesens bei Zahlungsverzug
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Inkasso, Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeitskontrolle und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
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Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
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Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
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Veranlassung bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
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Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft
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Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten der WEG, Hausmeister, Reinigungs- und Pflegepersonal, Müllbeauftragte, etc, einschließlich der
Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführung von Lohnsteuern, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc, ggf. unter Mitwirkung von
Steuerberatern
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Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen und Vermietungen
Technische Aufgaben
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Objektüberwachung durch regelmäßige protokollierte Begehungen
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Jährliche Erfassung von Verbrauchswerten, Heizung, Wasser, Strom
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Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Ausschreibungen, Preisanfragen, Auftragsvergabe,
Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung der Gewährleistungsansprüchen
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Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen, z. B. bei Rolltoren,
Heizungsanlagen, Rauchmeldeanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen
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Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
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Schadensmeldung gegenüber Versicherungen und ggf. dem Verursacher
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Schadensregulierung und Abrechnung mit Versicherungen
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Einweisung von Hndwerkern und Hausmeistern
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Beautragung von Sachverständigen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft oder in Abstimmung mit dem Beirat der Liegenschaft
Rechtliche Aufgaben
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Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
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Beachtung aller rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen einschl. AGB, WEG, BGB, Landesbauordnung, Betriebssicherheitverordnung,
Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung, Baumschutzsatzung, etc
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Verhandlung mit Ämtern und Behörden und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
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Abschluss, Prüfung und Optimierung von Verträgen, z. B. Versicherungsverträgen, Wartungsverträgen und Energieversorgungsverträgen
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Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei Zahlungsrückstand
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Mitwirkung bei Gerichtsterminen, wie beispielsweise bei Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
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Vertretung bei und mit Anwälten und vor Gericht
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Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
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Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben
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Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
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Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung einschl. Terminabstimmung, Erstellung der Tagesordnung in Abstimmung mit dem Beirat
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Erstellung der Sitzungsprotokolle inkl. Versand an die Eigentümer
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Führung der Beschlusssammlungen
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Aufstellung und Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
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Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
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Beschwerdemanagement
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Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
Zusatzvergütungen fallen bei folgenden Leistungen an
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Zustimmungserklärung bei Wohnungsverkäufen, falls erforderlich
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Organisation und Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
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Aufwandsentschädigungen für die Anfertigung und den Versand von Belegen an einzelne Eigentümer
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Nachträgliche Erstellung von Jahresabrechnungen bei abgelaufenen Wirtschaftsjahren
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Begleitung und Überwachung von aufwendigen Instandhaltungs-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen