Leistungsumfang WEG Verwaltung      

 

Kaufmännische Aufgaben

  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
  • Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung, inkl. Rechnungskontrolle, der Steuerbescheinigung 'Haushaltsnahe Dienstleistungen' nach § 35a EStG und Belegprüfung mit dem Beirat
  • Buchführung und Prüfung alle Geldein- und ausgänge inkl. der monatlichen Sollstellung des Hausgeldes und Durchführung des Mahnwesens bei Zahlungsverzug
  • Inkasso, Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeitskontrolle und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
  • Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
  • Veranlassung bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
  • Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft
  • Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten der WEG, Hausmeister, Reinigungs- und Pflegepersonal, Müllbeauftragte,  etc, einschließlich der Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführung von Lohnsteuern, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc, ggf. unter Mitwirkung von Steuerberatern
  • Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen und Vermietungen

Technische Aufgaben

  • Objektüberwachung durch regelmäßige protokollierte Begehungen
  • Jährliche Erfassung von Verbrauchswerten, Heizung, Wasser, Strom
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Ausschreibungen, Preisanfragen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung der Gewährleistungsansprüchen
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen, z. B. bei Rolltoren, Heizungsanlagen, Rauchmeldeanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
  • Schadensmeldung gegenüber Versicherungen und ggf. dem Verursacher
  • Schadensregulierung und Abrechnung mit Versicherungen
  • Einweisung von Hndwerkern und Hausmeistern
  • Beautragung von Sachverständigen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft oder in Abstimmung mit dem Beirat der Liegenschaft

Rechtliche Aufgaben

  • Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
  • Beachtung aller rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen einschl. AGB, WEG, BGB, Landesbauordnung, Betriebssicherheitverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung, Baumschutzsatzung, etc
  • Verhandlung mit Ämtern und Behörden und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Abschluss, Prüfung und Optimierung von Verträgen, z. B. Versicherungsverträgen, Wartungsverträgen und Energieversorgungsverträgen
  • Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei Zahlungsrückstand
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, wie beispielsweise bei Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
  • Vertretung bei und mit Anwälten und vor Gericht
  • Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
  • Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

  • Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung einschl. Terminabstimmung, Erstellung der Tagesordnung in Abstimmung mit dem Beirat
  • Erstellung der Sitzungsprotokolle inkl. Versand an die Eigentümer
  • Führung der Beschlusssammlungen
  • Aufstellung und Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
  • Beschwerdemanagement
  • Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen

Zusatzvergütungen fallen bei folgenden Leistungen an

  • Zustimmungserklärung bei Wohnungsverkäufen, falls erforderlich
  • Organisation und Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
  • Aufwandsentschädigungen für die Anfertigung und den Versand von Belegen an einzelne Eigentümer
  • Nachträgliche Erstellung von Jahresabrechnungen bei abgelaufenen Wirtschaftsjahren
  • Begleitung und Überwachung von aufwendigen Instandhaltungs-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnaahmen