WEG-Verwaltung

Kaufmännische Aufgaben

Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung, inkl. Rechnungskontrolle, der Steuerbescheinigung 'Haushaltsnahe Dienstleistungen' nach § 35a EStG und Belegprüfung mit dem Beirat
Buchführung und Prüfung alle Geldein- und ausgänge inkl. der monatlichen Sollstellung des Hausgeldes und Durchführung des Mahnwesens bei Zahlungsverzug
Inkasso, Liquiditätsplanung, Wirtschaftlichkeitskontrolle und Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
Veranlassung bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft
Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten der WEG, Hausmeister, Reinigungs- und Pflegepersonal, Müllbeauftragte, etc, einschließlich der Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführung von Lohnsteuern, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc, ggf. unter Mitwirkung von Steuerberatern
Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen und Vermietungen

Technische Aufgaben

Objektüberwachung durch regelmäßige protokollierte Begehungen
Jährliche Erfassung von Verbrauchswerten, Heizung, Wasser, Strom
Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Ausschreibungen, Preisanfragen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung der Gewährleistungsansprüchen
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen, z. B. bei Rolltoren, Heizungsanlagen, Rauchmeldeanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen
Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
Schadensmeldung gegenüber Versicherungen und ggf. dem Verursacher
Schadensregulierung und Abrechnung mit Versicherungen
Einweisung von Hndwerkern und Hausmeistern
Beautragung von Sachverständigen nach Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft oder in Abstimmung mit dem Beirat der Liegenschaft

Rechtliche Aufgaben

Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
Beachtung aller rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen einschl. AGB, WEG, BGB, Landesbauordnung, Betriebssicherheitverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung, Baumschutzsatzung, etc
Verhandlung mit Ämtern und Behörden und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
Abschluss, Prüfung und Optimierung von Verträgen, z. B. Versicherungsverträgen, Wartungsverträgen und Energieversorgungsverträgen
Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bei Zahlungsrückstand
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, wie beispielsweise bei Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
Vertretung bei und mit Anwälten und vor Gericht
Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung einschl. Terminabstimmung, Erstellung der Tagesordnung in Abstimmung mit dem Beirat
Erstellung der Sitzungsprotokolle inkl. Versand an die Eigentümer
Führung der Beschlusssammlungen
Aufstellung und Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Beschwerdemanagement
Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen

Zusatzvergütungen fallen bei folgenden Leistungen an

Zustimmungserklärung bei Wohnungsverkäufen, falls erforderlich
Organisation und Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
Aufwandsentschädigungen für die Anfertigung und den Versand von Belegen an einzelne Eigentümer
Nachträgliche Erstellung von Jahresabrechnungen bei abgelaufenen Wirtschaftsjahren
Begleitung und Überwachung von aufwendigen Instandhaltungs-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen